Souvent, la création de camps, de week-end, … part d’un bon sentiment … encore faut-il que la clôture ne soit pas amère. Bien qu’il ne soit jamais question de faire du bénéfice à la fin de l’activité, un déficit pourrait être lourd à recouvrir.

          Ainsi, s’il est important de prendre en compte le contexte social du groupe auquel nous nous adressons, il faut également avoir un regard réaliste des frais engagés.

          Pour un petit séjour, il peut être aisé de préparer – bénévolement – l’un ou l’autre élément de repas à la maison, avant de partir, ainsi que d’emprunter du matériel ça et là. Plus la structure grandit, plus il faudra agir professionnellement, et gérer les couts.

          Les couts pris en compte ici sont principalement basés sur une pratique en autogestion. Il est clair que si vous bénéficiez d’une infrastructure complète, le calcul sera forcément plus simple. Pourtant, il peut toujours être utile de veiller sur les services compris dans le prix demandé par le centre.

Quelques questions préliminaires

         Selon les philosophies de travail, différentes options peuvent être envisagées concernant le payement des couts. Ensuite, il faudra définir la partie à couvrir par les frais des parents, et celle qui pourrait être couverte par d’autres apports. Voici quelques questions à se poser avant de faire le budget et d’établir le prix coutant (prix réel).

• Le personnel (direction, animateurs, cuisiniers, …) est-il payé ?

• Paie-t-il des frais de séjour ?

• Les frais de déplacement, de préparation (matériel, téléphone, …), … du personnel sont-il remboursés ou dédommagés ?

         Ensuite, quelques nombres importants doivent être déterminés :

• Nombre de membre du personnel (estimation)

• Nombre de participants attendus (estimation)

Le budget

         Différents postes doivent être pris en compte :

Les dépenses

Les frais de séjour

Ce poste financier comprend :

• la location du centre

• le prix des journées/nuitées

• les frais de chauffage

• de consommation d’eau

• les frais de nettoyage de fin de séjour

Certains de ces couts peuvent être inclus dans le prix de la location, d’autres pas. Renseignez-vous.

Les frais d’économat

Ce poste tient compte principalement du cout de la nourriture, mais également du matériel d’entretien (produits de nettoyage, …).

Les frais d’activités

Toute activité génère plus ou moins de couts. Dans cette rubrique, on prendra en compte les frais concernant :

• le matériel pour des bricolages

• le matériel pour les activités

• le matériel de base (voir le document adéquat si nécessaire sur info-camps), qui peut servir à plusieurs reprises

• les sorties payantes éventuelles (piscine, plaine de jeu, visite, …)

• les frais d’invités éventuels (animateur spécial, clown, …)

Les frais d’assurances

         Selon le type d’activité et les couvertures d’assurance nécessaires, différents couts devront être pris en compte :

• assurance des personnes (participants, encadrants, …)

• assurance du matériel.

Remarques

    Il est possible de contracter des assurances à court terme pour les personnes et le matériel.

    Si vous êtes reconnus par l’O.N.E. (en Belgique), ou d’autres organes officiels, il se peut que vous soyez obligés de souscrire à l’un ou l’autre type d’assurance, mais également que vous puissiez bénéficier de facilités à ce niveau. Ici aussi, renseignez-vous.

    Tout mouvement étant susceptible de risque, il est important de couvrir efficacement les activités, ou de prévenir les parents qu’elles ne le sont pas et qu’ils sont vivement invités à en souscrire une pour leurs enfants.

Les frais médicaux

Il est nécessaire d’avoir une réserve minimale de médicaments. Il faudra prendre en compte ce cout.

Remarques

    Certains pourront être réutilisés d’une activité à l’autre, d’autres seront périmés. Il est nécessaire de veiller aux dates de péremption avant de commencer l’activité.

    En cas de maladie, accidents, … le centre peut facturer ces frais (avec justificatif de préférence) Dans le cas où l’assurance rembourse les frais engagés, elle le fera aux parents, il est donc nécessaire de leur transmettre également les justificatifs de ces frais.

Les frais administratifs

         Ce poste couvre tous les frais inutiles et qui peuvent pourtant former un montant important, croissant avec la taille de l’organisation et la longueur du séjour. Ils prennent en compte :

• Les frais de téléphone, internet, …

• Les frais de courrier

• Les frais de publicité

• Les divers frais de bureau et administratifs

Les frais de déplacement

         Selon le dédommagement accordé ou non au personnel, il faudra tenir compte ici des frais de déplacement :

• Pour se rendre sur le lieu de l’activité

• Pour effectuer les achats

• Pour effectuer la supervision des différentes activités

Les frais divers

         Il s’agit de tous les frais bien réels, mais non prévus dans les différents postes. Il peut s’agir de frais bancaires, de matériel imprévu ou non liés à l’animation, des redevances diverses, …

         Ils peuvent être mis au budget pour environ 2 % des dépenses globales.

Les entrées

         Si le cout facturé aux parents représente l’entrée principale, il est également possible de créer ou de trouver d’autres entrées.

Le payement des parents

         Dans le calcul provisoire des payements effectués par les parents, il ne faut pas oublier de déduire les différentes réductions qui pourraient être accordées.

Les dons et bénéfices d’activités

         Il est possible d’effectuer différentes activités permettant de collecter des fonds au bénéfice de l’activité.

         Selon les buts et milieux touchés, il est également possible de demander des parrainages, des dons, …

« Magasin »

         Souvent les enfants apprécient de pouvoir utiliser leur argent de poche durant le séjour. Il est dès lors possible de prévoir un petit magasin où les enfants pourront acheter des friandises (plus ou moins saines …), mais aussi des petits objets divers et pourquoi pas des revues et des livres.

         Les bénéfices peuvent également permettre de couvrir une partie du budget. Il faut cependant se rendre compte que ce magasin est plus un service qu’une excellente opération économique.

Les subsides et interventions publiques ou privées

         Il est possible de recevoir des subventions de l’état ou d’organismes de promotion du sport, de la santé, … en remplissant certaines conditions. Les possibilités varient selon les pays.

         Une démarche de sponsoring peut également être entreprise auprès d’entreprises afin de réduire le cout.

Un exemple

         Vous trouverez ci-dessous un budget fictif, basé sur les critères suivants :

• camp en autogestion

• une soixantaine d’enfants participants

• un non payement du personnel, mais un dédommagement de leur frais. Ils bénéficient en outre de la gratuité de leur séjour.

Sorties

Entrées

Priorités sociales

         Il est souvent nécessaire – et bien séant – de prévoir un prix « famille », ou certaines fois un prix spécial pour les enfants membre du personnel, les enfants dont les familles sont en situation précaire, …

         Il faut cependant garder à l’esprit que pour qu’il soit possible de faire des prix réduits, il faut légèrement augmenter le prix coutant pour en faire le prix normal.

Un exemple

         En reprenant l’exemple ci-dessus, le prix à couvrir par les parents pour 12 jours est de 198 €. Afin de permettre des prix sociaux, on peut prévoir des prix famille selon une échelle de ce type :

• 1^er enfant : 220 €

• 2^e enfant : 200 €

• 3^e enfant : 180 €

• 4^e enfant : 160 €

Micaël CHEVALLEY
1995-2004

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